経営革新
ＩＴ利用 最小の費用で、最大の効果を
Ｔ利用の具
1.会社の案内、概要
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現在の当社の業務は
└─
ミニ歴史
2.
└─社長交代とリストラ
└─コンピューターの出会いと確信
3.ネットワーク時代の到来
└─待ち望んだLAN
└─インターネットとの出会い
└─ホームページから得たもの
4.社内イントラネット構築から複合利用へ
5.ＩＴ利用の具体的な例
└─1.ホームページ
それほど高くないレンタルサーバ費用で10ギガ程度のサイトを運営しています。html文自体は社員全員が作ることができますが更新や新規ホームページ追加は私と常務取締役の女性の２人が主にしております。平日の更新は平均５回ぐらい、更新ページは2-3ページ、新規追加ベージは2-3頁ぐらいです。比重は私が8割ぐらいでしょうか。朝礼が終わってから９時くらいまでの間をホームページの更新時間にしています。約１０分くらいです。しかし日中には１－２分の時間で何回も更新作業をしています。今は常時接続と光ケーブルのおかけで、ワープロで文章作成するよりもホームページを作成したほうが簡単です。私たちにとっては、ホームページを運営することは、通常の仕事となんらかわりません。新規のページを作る場合、あらたなデーターを作成する場合は夜の仕事になります。
ホームページのメリットは多いものですが、おもな3つを記載します。
1.広報の役目 新聞、雑誌が記事にと取り上げてくださるおかけで、当社の知名度はあがり、商品が売りやすくなっています。別紙の資料のようにＩＴ、ホームページ関係で取り上げてくださった記事がこんなにあり、しかも費用は無料です。自社からマスコミに売り込むようなことはしません、そんな時間があればコンテンツ作成に当てるというのが考えです。今までの経験では、いくらＰＲ してもコンテンツが不足していると、採用されないからです。
報道記録
2.商品の販売促進効果 現在、ホームページ内で積極的に販売するスタイルをとっていません。お客様からの問い合わせがあれば販売しているという形態です。しかし、他の販売方法にくらべると、ダントツに販売効率がよいのです。商品のウッドデッキは１台１０万程度するものですし、先に商品代金を振り込んでもらってから商品を発送するということですから、一般的に考えてお客さまは心配されるはずです。しかしこのときにホームページの信用で商品が売れているように思います。ホームページ全体の作りが、企業のＰＲ ではなく、情報発信のポランテイアというような形態になっているからです。
3.ホームページ概念の理解。 先に掲載したものです。
└─2.文書、版下革命
オフィスソフト(ワープロ、データーベース、表計算)、グラフィクソフト、デジタルカメラ、そして自分たちで作った社内簡易スタジオで商品撮影しています。本日配布しているパンフレットはすべて、版下まで私が作成しました。しかも短時間でできました。イベントのポスターや得意先への企画書なども、上記の方法で作成します。
└─3.書類のペーパーレス
すべての書類はデジタルが原則です。現在はＩＳＯの書類もweb上で作成しています。言葉が難解で困っていますが、文書量の多さは苦になりません。
└─4.会議のペーパーレス化
現在会社でもっとも役立っているシステムは会議での利用です。
1.写真、画像などの最新情報が画面で見られます。
2.会議中に部下にメールで指示を出ししたり、情報収集をしたりできます。
3.議事録同時並行作成で、議題ごとに確認ができます。会議が終了したら、当然記事録は完成しています。
4.会議前に、参加する人間は事前に会議の内容を熟知してくるようになります。
5.議事（会議）の時間が短縮される、当社では約半分ぐらいになったと思います。
これらのように効果のあるものですが、費用はまったくかかりません。
└─5.データーベースの活用
これも外部に出る費用はありません。入力のエネルギーだけです。入力も企業研修時や新人研修など、パートさんの仕事のあき時間を利用すれば、結構な量が入力できます。
1.業界データーベース データーベ^ース一覧
直接業務関係あるものから、学術、文化によるものまで、およそ木に関するあらゆるものを作成してきました。左は社内イントラネットの木に関するデーターベースのメニューです。
2.業務利用データーベース
名刺管理、物品管理、情報保存管理、日付管理、業務日誌、営業管理、見積り管理など、さまざまなものがあります。
この中でも最も役に立っているものがあります。当社で「袋ファイル」と名づけたものですが、情報を蓄積するファイリングのようなものです。実物や実際に使わないと、そのよさは分かりませんが、非常に便利なものです。要点だけを言いますとパソコンのデーターベースと紙やモノのオリジナル情報を別々に管理するのです。データーベースは非常にシンブルなもので2つの項目だけです。それはインデックスに利用するだけだからです。パソコンで検索し、見るのは実物の名刺といったものです。ただし、この入力されたデーターベースは他のデーターベースでも利用でき、一度入力したら、何度か利用されます。他の名刺管理、備品管理、フィルム管理、図面管理、その他の管理にはすべて、同様の考え方で構築しています。
└─6.携帯電話iモード利用による情報共有
これは当初、会社の内勤事務員にも、外を動きまわっている社員の同行がわかるようにならないかというテーマで考えたものです。費用をかければいくらでもできるのですが、予算がありません。そこでいろいろ実験したところ、いいシステムができました。当社では外を廻る、営業、工事技術者にはすべて、Iモードの携帯電話を持たせています。得意会社や現場に入る前や訪問後に、その内容を携帯電話から会社の特定アドレス宛にメールを送るﾙｰﾙになっています。会社の特定のアドレスを受信したパソコンはメーラの自動仕分け機能で、全社員に自動的にインターネットで送信します。全社員が外部を廻っている人の行動がわかり、また仕事の成果もすばやくもわかります。
また、帰社後、担当者は自分のメールボックスに到着している内容を自分の業務日誌のデーターベースに貼り付ければ、自分の業務日誌への入力をする手間が省けます。
このシステムにかかる費用は、古いパソコンの電気代と、Iモードの携帯電話から発信する１回のメール代金だけです。おそらく１日10０円ぐらいの費用で、外部を回る6人の社員の動向と仕事の成果などの情報が、社員、パート事務員全員にタイムリーに流れるのです。このシステムはＮＴＴの営業の人がごらんになり、今までにないシステムと驚かれました。また技術的なことで詳しく話すことは出来ませんが、メーラの自動仕分け機能は実際にはひと工夫しないとこのシステムは機能しません。
└─7.多種類のCD-ROMとホームページの連動
CD-ROMの作成はそんなにめずらしいことではありませんが、当社が行っているのは2つの特徴があります。
1. 多品種のCD-ROM
多品種のCD-ROMを短時間で作成しているのです。例えばこのセミナーで配布するものは 150枚作成しました。コンテンツ作成に掛けた時間は60分程度、レーベル印刷の設定は約５分、 焼きこみは半日、費用はインク代とCD-ROM代だけです。実は、当社にとってＩＴ関連機器でひとつだけ高い買い物がありますCD-ROMのレーベル印刷機です。これは３０万しましたから、購入するには何度も検討しました。これもなんとか安くあげる方法がないかと考え、パソコン販売店のポイントを利用しましたので、１５万くらいですみました。CD-ROMのコンテンツ内容が短時間でできるのは、最初からではありません。一昨年から現在まで分野別のモジュールを作成してきており、配布団体、得意先の業種別等によって、いくつかのモジュールを入れ替えているのです。ベースとなるのは２年前に作成した会社創業９０周年記念資料です。
2. ホームページのパスワードとして
お客様がホームページ内の特定頁へすすむ場合のパスワードの代用として利用しています。木材の単価はお客様の流通の立場や支払い条件によって代わりますので、別々に作成してあり、お客様に渡すＣＤ－ＲＯＭによって、異なる価格ページに案内されます。CD-ROMの種類によりにリンク先を変えているのです。
6.社内教育
7.経営メリットとデメリット
└─1. 情報の共有
└─2.広報効果
└─3.スピードｕｐ
└─4.問題、デメリット
8.Ｔ利用に関する今までの方針
└─1.目的のために手段として利用
└─2.コストをかけない
└─3.アナログとデジタルとを絶えず比較する。
└─4.購入前の確認
└─5.最新のものは購入しない
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