経営革新

IT利用 最小の費用で、最大の効果を

中川木材産業株式会社 中川勝弘 2003.3.4

1.会社の案内、概要

現在の当社の業務は
ウッドデッキの開発製造、屋外用木造施設の企画、製造、工事、土木用仮設木材の加工販売、ウッドクラフトの販売、住宅用木材建材の販売の5つの部門の仕事をしております。おのおの同業他社と異なる商品、販売方法で仕事をしております。
ミニ歴史
当社は和歌山県において、徳川寛文年間(1661年)より代々継承経営してきた山林業より、祖父中川計三郎が独立して、伊勢大杉谷御料林、奈良高見山、紀州栃谷山等に於て素材の生産業を営んでいました。祖父はそれまでの国産林業から、大阪に店を出し、戦後の復興需要に期待しました。父中川藤一によって大阪店は軌道に乗りました。父は大阪での仕事を杭丸太の専門会社として、当時の大阪地区の土木、建設ブームに乗って、会社をそれなりにしてきました。

株式会社としての最初の扱い商品は写真のような杭丸太でした。現在でもこの創業来の商材は扱っており、昔に比べますと大幅な扱い減ですが、安定した仕事となっております。その後木材卸会社を経て、ディベロッパー向け納材として住宅産業に参入しました。一時は大阪の木造住宅への材料納入では相当の実績を持ち、金額的には大きなものとなりましたが、厳しい競争と債権の回収がなかなか出来ない事や、社内の人材不足などがあり、業績としては誇れるものではありませんでした。

2.会社の危機とそのときの対応と方針

社長交代とリストラ
昭和63年、父から、1年間かけて引き継ぎをして、社長を譲ると言われていました。社長は公職に忙しく、私も複数の団体の活動が忙しく、いわゆる会社トップが社内不在の状況でした。8月の社内会議で父は倒れ、そのまま亡くなってしまいました。あまりにも急なことで、引継ぎをなにもしない状況でしたので、何から手をつけてよいかまったくわからない新人社長になったわけです。何を一番にすべきかと言うことを考えると、当然会社をつぶさないことという結論になりました。そのために、社内改革を実行しましたが、それまでの路線の大幅変更は、売り上げ主義から、利益確保でした。利益確保するためにさまざまな手を打ちました。経費を少なくくすること、利益があがらない、支店、商品はやめることなどです。
当時はバブルの始まったころで、リストラなどという言葉はなく、会社縮小という言葉でした。社内混乱や社内抗争、信用不安、メーカーからの商品供給ストップなどを同時に経験しました。そんな中、2年間で売り上げを約半分に落としました。
しかし、着実に利益がでる体制になりました。あらゆる経費節減をしていったのですが、唯一、予算を掛けていったものがあります。それはパソコンでした。
もっとも当初はパソコンを認める社員はほとんどいなく、社長の道楽と思われ、社内会議でもムダ使いと追及されました。しかし、根気よく社員にデーターベースや表計算を教えると、便利さがわかり、次第に広がっていきました。
    コンピューターの出会いと確信
私とコンピューターの出会いは大学の時ですが、一度講義に出て、これは自分には無理と思い逃げてしまいました。
昭和53年に当時の電電公社のDRESSシステムを導入のため、責任者になりましたか、これも逃げ回っていましました。今も、私の趣味がパソコンと友人に思われていますが、私は現在でもビデオの予約録画や、CDからMDへの録音、家の親子電話、携帯電話でのメール送信などは出来ないいくらいですので、決して趣味で利用しているのではありません。
当時の電電公社のコンピュターは鑽孔テープ利用で、テレックスみたになものでしたが、その力は驚くもので、当時の私の事務処理は導入後10倍ぐらいになりました。このときに、これからの社会はコンピューターが必須になると確信したのです。
その2年後にNECのPC8001を購入し、仕事に利用しだしたのです。能力的には不足でしたが、将来必ず、情報社会が来るので、「今からデーターをストックしょう」と思い、漢字は利用できませんでしたが、英数カナでできるもののデーターを入力しだしました。現在のデーターベースの中にも当時入力したものが、残っています。その後9801シリーズが発売され、ハードディスクが購入できるようになり、安くて、性能のよいパソコンソフトを利用することができました。

3.ネットワーク時代の到来

待ち望んだLAN
MS-DOSの時代にはかなりパソコンを使い込んでいました。データーベース、ワープロ、表計算、プレゼン、グラフィックソフトなどを仕事に利用していましたが、スタンドロアンで、しかもひとつのソフトしか利用できませんでした。データベースとワープロは差込印刷していたので、その都度起動しなおさないといけないので、不便でたまりませんでした。
ネットワークが導入できる時期(Windows95の発売)がきましたが、あえて1年待ちました。この当時からソフトは肥大化し安定性がなくなってきていたからです。
平成8年春に社内ネットワークを大手業者にたのみ設置しました。サーバーやパソコン、すべてNECにマイクロソフトのワード、エクセルがインストールしてあるものを10台導入。当時でサーバー共で1000万くらいの投資でした。
すへで同じメーカーで同じソフトに統一し、ネットワークソフトもNECの親和性の高いネットウエア、そしてディラーはNEC最大の代理店、このような組合せにしたのはネットワークの不具合を発生させないためでした。
仕事は非常に生産性の高いものになりましたが、ネットワークの障害には苦しみました。オフコンも同じネットワークを利用しており、オフコンのバグと両方で、大変な苦労をしました。
しかし、自社でネットワークを新に引きなおし、自社開発の木製OAフロアーの採用などで、一気に問題は解決しました。

事務所内は自社開発 特許出願中の木製フリーアクセスフロア 45センチ各のパネル 45モリの空間ができる、断熱効果もあり
インターネットとの出会い
当時新聞などでインターネットが騒がれてきていました。私はパソコン通信もPC-VANの初期の会員でしたが、接続することが出来ず挫折し、あきらめており、当然インターネットなんか、自分にはできないものと思っていました。
このような時に勉強会でモザイクによる海外のホームページを見たのです。このときに衝撃は今でも忘れられません。ネットの構造は理解できませんでしたが、すごい事ということは理解できました。これからはインターネットの時代と確信し、すぐに勉強を始めたのです。プロバイダーに加入しホームページ作成ソフトを購入しました。
しかしマシンの不調で1週間インターネットに接続できずで、プロバイダーにマシンを持ち込み、半日テストしましたがが原因不明でした。翌日、NECさんに会社まで来てもらい、深夜までみてもらいましたが、原因不明で再度、翌日も来社され、結局持ち帰ってもらいました。まるまる1週間かかりっきりでした。このときは何度もあきらめようと思いました。
しかし、パソコン通信での挫折を思い出し、ここで止めたら、一生インターネットは出来なくなると思い、必死の思いで努力しました。
接続してからは1時間で3ページのホームページを作成し、世界に情報を発信したのです。1995年12月のことです。自分でインターネットの将来性を考え、自社で出来うることを、いろいろ手を打ちました。woodドメインの取得、レンタルサーバーを借りることなどです。幸い、昔からの木に関する情報を貯めていたので、苦労せずに毎日数ページづつ増やしていきました。その後、来場者からの声や、アクセス数とコンテンツとの関係が分かり始め、順調に現在にいたっております。アクセス数の維持のための費用はかけていませんが、一般にされているような事はひととおりやってきました。現在は毎日見に来てもらうためにはという観点からホームページつくりをしています。ホームページの概要は別紙の通りです。
ホームページから得たもの
私がインターネットから得た最大収穫は、ホームページの構造と概念を理解できたことでした。
具体的にはHTML文、ハイパーリンク、画像、テキストの混在、同時に多くのパソコンからアクセスできることなとです。いままで社内システムを考える上で、自社ではできず、外注すると、相当な費用がかかるので、あきらめていたことが、このホームページの概念の理解により、つぎつぎと自社で、なおかつ費用はほとんどかからず、出来るようになっていきました。例えばグループウエアを導入したかったのですが、費用が高すぎしました。何か別の方法で代用出来ないかといつも考えていましたが、既存のデーターベースの知識とホームページ技術をあわせると、可能性がでてきました。社内LANの中でいろいろ実験してみたら、うまくゆきました。その後、どんどん社内webを充実させていきました。

4.社内イントラネット構築から複合利用へ

今までためていた自分のデータも社内イントラネットに公開し、それまであった、社内資料をかたっぱしからデジタル化(web化)していきました。目標は「いつでも、どこでも、会社のすべての資料が見られる」環境を作ることでした。現在ほとんどの社内資料はデジタル化されました。web化されたものですから、ファイル容量も少なくて済み、私のノートパソコン(40ギガ)に会社の資料がすべて入ります。また、社内イントラネットにかかる費用は、すでにあるLANネットワークとパソコンを利用するだけですから、0です。ウェブはご存知のように、OSに無料でくっついていますから。あとはなにもいりません。数千円のweb作成ソフトとオフィスソフトがあれば十分です。

5.IT利用の具体的な例

1.ホームページ

それほど高くないレンタルサーバ費用で10ギガ程度のサイトを運営しています。html文自体は社員全員が作ることができますが更新や新規ホームページ追加は私と常務取締役の女性の2人が主にしております。平日の更新は平均5回ぐらい、更新ページは2-3ページ、新規追加ベージは2-3頁ぐらいです。比重は私が8割ぐらいでしょうか。朝礼が終わってから9時くらいまでの間をホームページの更新時間にしています。約10分くらいです。しかし日中には1-2分の時間で何回も更新作業をしています。今は常時接続と光ケーブルのおかけで、ワープロで文章作成するよりもホームページを作成したほうが簡単です。私たちにとっては、ホームページを運営することは、通常の仕事となんらかわりません。新規のページを作る場合、あらたなデーターを作成する場合は夜の仕事になります。
ホームページのメリットは多いものですが、おもな3つを記載します。
1.広報の役目 新聞、雑誌が記事にと取り上げてくださるおかけで、当社の知名度はあがり、商品が売りやすくなっています。別紙の資料のようにIT、ホームページ関係で取り上げてくださった記事がこんなにあり、しかも費用は無料です。自社からマスコミに売り込むようなことはしません、そんな時間があればコンテンツ作成に当てるというのが考えです。今までの経験では、いくらPR してもコンテンツが不足していると、採用されないからです。2.商品の販売促進効果 現在、ホームページ内で積極的に販売するスタイルをとっていません。お客様からの問い合わせがあれば販売しているという形態です。しかし、他の販売方法にくらべると、ダントツに販売効率がよいのです。商品のウッドデッキは1台10万程度するものですし、先に商品代金を振り込んでもらってから商品を発送するということですから、一般的に考えてお客さまは心配されるはずです。しかしこのときにホームページの信用で商品が売れているように思います。ホームページ全体の作りが、企業のPR ではなく、情報発信のポランテイアというような形態になっているからです。
3.ホームページ概念の理解。 先に掲載したものです。

2.文書、版下革命 

オフィスソフト(ワープロ、データーベース、表計算)、グラフィクソフト、デジタルカメラ、そして自分たちで作った社内簡易スタジオで商品撮影しています。本日配布しているパンフレットはすべて、版下まで私が作成しました。しかも短時間でできました。イベントのポスターや得意先への企画書なども、上記の方法で作成します。

3.書類のペーパーレス

すべての書類はデジタルが原則です。現在はISOの書類もweb上で作成しています。言葉が難解で困っていますが、文書量の多さは苦になりません。

4.会議のペーパーレス化

現在会社でもっとも役立っているシステムは会議での利用です。
1.写真、画像などの最新情報が画面で見られます。
2.会議中に部下にメールで指示を出ししたり、情報収集をしたりできます。
3.議事録同時並行作成で、議題ごとに確認ができます。会議が終了したら、当然記事録は完成しています。
4.会議前に、参加する人間は事前に会議の内容を熟知してくるようになります。
5.議事(会議)の時間が短縮される、当社では約半分ぐらいになったと思います。
これらのように効果のあるものですが、費用はまったくかかりません。

本社 経営会議 8名
ペーパーレス理事会と議事録同時並行システム 組合理事会 2002年7月 24名
OS、機種はすべて異なる ペーパーレス理事会

5.データーベースの活用

これも外部に出る費用はありません。入力のエネルギーだけです。入力も企業研修時や新人研修など、パートさんの仕事のあき時間を利用すれば、結構な量が入力できます。
1.業界データーベース   データーベ^ース一覧
直接業務関係あるものから、学術、文化によるものまで、およそ木に関するあらゆるものを作成してきました。左は社内イントラネットの木に関するデーターベースのメニューです。
2.業務利用データーベース   
名刺管理、物品管理、情報保存管理、日付管理、業務日誌、営業管理、見積り管理など、さまざまなものがあります。
この中でも最も役に立っているものがあります。当社で「袋ファイル」と名づけたものですが、情報を蓄積するファイリングのようなものです。実物や実際に使わないと、そのよさは分かりませんが、非常に便利なものです。要点だけを言いますとパソコンのデーターベースと紙やモノのオリジナル情報を別々に管理するのです。データーベースは非常にシンブルなもので2つの項目だけです。それはインデックスに利用するだけだからです。パソコンで検索し、見るのは実物の名刺といったものです。ただし、この入力されたデーターベースは他のデーターベースでも利用でき、一度入力したら、何度か利用されます。他の名刺管理、備品管理、フィルム管理、図面管理、その他の管理にはすべて、同様の考え方で構築しています。
袋ファイル 取材記事
次に役立っているのが名刺管理です。
名刺管理のシステムは完璧に近いものです。 名刺データーベース構築の考え方 結論 デジタルとアナログの長所を活かすデジタルのよさ
瞬時に何千とある中から必要なものを検索することや、同じ会社名の人を選び出す
ことなどはパソコンでなければできません。
また、一度構築すれば、いくつものCOPYを簡単に作ることができる。、
アナログのよさ
現状では名刺が持っている、情報すべてをデジタル情報にすることは時間とコストがかかりすぎます。
毎回必要でない情報は現物を保管し、必要な時に見ればよいのです。
入力のルールはシンプルに
1.もらった名刺は必ず名刺入れにいれる。何度
2.相手が名刺をくれなかった場合も、手書きしていれる
3.得意仕入先や五十音でわけるのではなく、もらった順に入れる

これは社長の名刺ファイル。24冊目
12500人分
データーはアクセスで管理している。

すぐに取り出せる場所に保存。
各人のテーダル近くが原則。

ファイルは10枚単位で保存できるものが必要。

矢印は名刺をもらえなかった場合に、こちらが手書きで記入し、入れる。

名刺にはデーターベースとの関連をつけるために、連番を記入している。

6.携帯電話iモード利用による情報共有

これは当初、会社の内勤事務員にも、外を動きまわっている社員の同行がわかるようにならないかというテーマで考えたものです。費用をかければいくらでもできるのですが、予算がありません。そこでいろいろ実験したところ、いいシステムができました。当社では外を廻る、営業、工事技術者にはすべて、Iモードの携帯電話を持たせています。得意会社や現場に入る前や訪問後に、その内容を携帯電話から会社の特定アドレス宛にメールを送るルールになっています。会社の特定のアドレスを受信したパソコンはメーラの自動仕分け機能で、全社員に自動的にインターネットで送信します。全社員が外部を廻っている人の行動がわかり、また仕事の成果もすばやくもわかります。
また、帰社後、担当者は自分のメールボックスに到着している内容を自分の業務日誌のデーターベースに貼り付ければ、自分の業務日誌への入力をする手間が省けます。
このシステムにかかる費用は、古いパソコンの電気代と、Iモードの携帯電話から発信する1回のメール代金だけです。おそらく1日100円ぐらいの費用で、外部を回る6人の社員の動向と仕事の成果などの情報が、社員、パート事務員全員にタイムリーに流れるのです。このシステムはNTTの営業の人がごらんになり、今までにないシステムと驚かれました。また技術的なことで詳しく話すことは出来ませんが、メーラの自動仕分け機能は実際にはひと工夫しないとこのシステムは機能しません。

7.多種類のCD-ROMとホームページの連動

CD-ROMの作成はそんなにめずらしいことではありませんが、当社が行っているのは2つの特徴があります。
1. 多品種のCD-ROM
多品種のCD-ROMを短時間で作成しているのです。例えばこのセミナーで配布するものは  150枚作成しました。コンテンツ作成に掛けた時間は60分程度、レーベル印刷の設定は約5分、 焼きこみは半日、費用はインク代とCD-ROM代だけです。実は、当社にとってIT関連機器でひとつだけ高い買い物がありますCD-ROMのレーベル印刷機です。これは30万しましたから、購入するには何度も検討しました。これもなんとか安くあげる方法がないかと考え、パソコン販売店のポイントを利用しましたので、15万くらいですみました。CD-ROMのコンテンツ内容が短時間でできるのは、最初からではありません。一昨年から現在まで分野別のモジュールを作成してきており、配布団体、得意先の業種別等によって、いくつかのモジュールを入れ替えているのです。ベースとなるのは2年前に作成した会社創業90周年記念資料です。
2. ホームページのパスワードとして
お客様がホームページ内の特定頁へすすむ場合のパスワードの代用として利用しています。木材の単価はお客様の流通の立場や支払い条件によって代わりますので、別々に作成してあり、お客様に渡すCD-ROMによって、異なる価格ページに案内されます。CD-ROMの種類によりにリンク先を変えているのです。

6.社内教育

ITに関する社員教育で他社とおそらく異なっているところは
1.データーベースを一番に教えること
2.社員全員にhtml文章を作成させるようにすること、社内会議では全員が入力しますので、自然に覚えます。
3.デジタルカメラなどの画像の処理ができる。デジタルカメラを手紙やホームページに貼りつけてこそ、従来のアルバム整理ができるのと同じと考えています。
4.その他 配線は全員で行う。バックアップ、ウイルスの脅威、著作権の考え方、フォルダーの概念、メールの 特殊性などをことあるごとに教えています。

7.メリットとデメリット

1.広報効果
2.スピードup、情報の共有
3.問題、デメリット

8.IT利用に関する今までの方針

1.目的のために手段として利用
2.コストをかけない
3.アナログとデジタルとを絶えず比較する。
4.購入前の確認、最新のものは購入しない

関西IT百選とは

IT百撰アドバイザー・クラブホームページより抜粋
近来、ITは企業にとっては欠かせない要素となりました。世の中の流れに沿い、大企業から中小企業 へその構築は必須になってきていますが、ITにつきまとうコスト、知識、メンテナンスといった要因により、 中堅・中小企業経営者様にとっては導入の判断をより慎重にさせるものでもあります。この要因を克服 し、いかにITという道具を使いこなし、経営にそして企業の最終目的である利益につなげていけるかが 企業の課題となります。 私たちIT百撰アドバイザー・クラブは、関西地域において、ITを活用し、優れた業績をあげている中堅・ 中小企業様の事例を紹介しております。ITの活用に取り組む中小企業経営者様の皆様の参考に、引い ては関西のIT活用のスタンダードを引き上げ、関西地域産業の活性化を図る糸口になることを願い、当 事業を発足致しました。 2001年より、毎年、継続して優れたIT活用事例を紹介し、2002年度からは、優秀企業経営者様に「IT百撰フォーラム」と題して、事例の講演を行っていただいております。事例については、最新の技術か否かは問わず、ITを経営の目標達成の手段として有効に活用した事例を集め、紹介しています。 2009年度からは、関西経済連合会から関西サイエンス・フォーラムへと事業が継承され、特定非営利 活動法人CAE懇話会も新たに共催として加わり、これまで関ってきた企業様からも熱い支援を受け、 新たに事業を展開して行くこととなりました。 フォーラムには300人近くの方に足を運んでいただくまでとなり、今後もボランティアメンバーである 「IT百撰アドバイザー」と協力し、より意味のある事業として行きたいと考えております。