電子ファイリング Электронный каталог
1987年から実施している、この手法は会社全体に利用。
В нашей фирме называется ≪мешочные≫ дела)
масштабах всей фирмы применяется с 1987 года.
■特長・便利なところ Преимущества и особенности
1.保存スペースを気にせずに何でも保存できる。
2.書類はカラー、質感、香りも、厚みのあるものもすべて可能
3.保存処理は簡単。
これほどの機能がある電子ファイリングはあるでしょうか
1. Можно хранить практически всё, не занимая места
2. Хранение всех видов письменной документации в её оригинальном виде
3. Упрощенная архивация
А есть ли такая идеальная система ведения электронных дел?
■これにかかる費用 Требуемые затраты
基本的に0円 В принципе - 0 иен
■システムの条件 Системные требования
1.パソコン ＯＳは関係なし
2.データーベースソフト 当社ではマイクロソフトのアクセス(Microsoft Access2000)を利用
1. Компьютер ?? OS - любая
2. Приложение базы данных
В нашей компании используется Microsoft Access2000
■保存の仕方 Способы хранения
1.日常の書類の中で、破棄するか、保存するか迷った時にも保存する。
2.アクセスのデーターベースファイルを呼び出し、保存したい書類のキーワードを2-5個入力する。
その場合に連番も入力する。
3.日本でよく利用されている大きい封筒で、来信のものを利用、連番の番号を表に記入し、保存するものを中に入れる。
4.キャビネットに順番に保存する。最初は机の引出しでも可能。
1. Мы храним абсолютно все повседневные письменные материалы.
2. Вызывается файл из базы данных Access и вводится 2 ? 5 ключевых слов для документа, планируемого к хранению. Также вводится сквозной номер документа.
3. В Японии для хранения документов очень часто используются большие конверты, на которых указывается сквозной номер.
4. Они хранятся в выдвижных шкафах. Сначала можно хранить и в выдвижном ящике стола.
■後の利用の仕方 Последующее использование
1.アクセスのデーターベースファイルを呼び出し、捜したい書類のキーワードで検索する。
2.検索結果のレコードの番号を控える
3.キャビネットの中からその番号の封筒を選びだす。
1. оиск документа осуществляется по ключевым словам в базе данных Access.
2. По итогам поиска выясняется номер документа.
3. Из выдвижного шкафа достается конверт с этим номером.
■仕組み Структура
1.ＩＴとアナログの利用を利用する方法で、検索のところをデーターベースを利用し、書類現物はキャビネットに保存する。番号がＩＴとアナログの橋渡しをしている。同様の考えで当社は大きいものの管理や名刺管理にも利用している。当社でＩＴ利用としては一番便利なものとなっている。
2.保存資料が少ない間はExcleなどでも管理はできるが、さまざまな検索機能を使うので、どのようなソフトでもよいが、リレーショナルデーターベースが必要になる。
3.データーベースの構造はシンプルで、番号（数字）とキーワード（メモ文字列）の2つ項目（フィールド）のみである。
4.番号は１番からの連番で、保存資料の大分類、中分類などの区分けは一切行わない。保存資料が発生するこどに新規追加の形をとる。これらの考え方は当社のデーターベースの基本。
1. При совместном использовании традиционных и информационных технологий каталог находится в электронной базе данных, а сами документы хранятся в выдвижных ящиках. Номер документа является своеобразным мостиком между информационными и традиционными технологиями. Такие же системы используются при хранении больших предметов и визитных карточек. В нашей компании информационные технологии значительно облегчают ведение дел.
2. Когда поток письменных документов небольшой, для их менеджмента подходит и Excel, но так как для их каталогизации необходима функция поиска, то для этих целей лучше всего подходит обновляемая база данных.
3. Структура базы данных очень проста: имеется 2 поля ? номер (цифры) и ключевое слово (буквы).
4. Номер ? сквозной, начиная с 1. Какой-либо разбивки документов по видам и группам не проводится. Новые документы добавляются по мере необходимости. Этот способ - основа нашей базы данных.
これらは下記の3つのＩＴ関係雑誌に報じられた。
日経ＩＴ21 2003年1月 日経ＩＴ21
2002年8月
日経ビジネスAssocie 2005年12.20号
2011年現在で運営30年近くなるが、会社で最も役立っているツールのひとつである。
